Подтверждение судебных расходов с почасовой ставкой при помощи CRM системы
Богачев Андрей ВладимировичЮрист Консалтинговой группы «Дивиус»
Многие испытывали то самое радостное чувство, прочитав в резолютивной части решения суда заветные слова «удовлетворить заявленные требования в полном объеме». Особенно приятно, когда победа была достигнута путем долгой и кропотливой работы. И после того как решение вступило в законную силу, в деле появляются они – судебные расходы.
При этом стоит понимать, что вся судебная практика идет по пути урезания расходов. В частности это связано с тем, что если будет избран противоположный подход, а именно полное взыскание судебных расходов, то юридические услуги резко вырастут в цене.
Итак, решение суда удовлетворено, и необходимо предпринять дальнейшие действия. И тут первым шагом, для большинства юристов, идёт подготовка и подача заявления о взыскании судебных расходов при почасовой ставке. Как показывает практика, к самому заявлению относятся уже не с таким должным вниманием, как к поданному изначально исковому заявлению. Как правило, это документ, составленный наспех не более чем на двух страницах. Порой это связанно с тем, что к процессу взыскания судебных расходов относятся как к маловажному и незначительному, что не требует высоких затрат сил и времени юриста. А порой это связанно с тем, что процесс взыскания судебных расходов считают схематичной процедурой, где суд взыщет половину или одну трети денежных средств от заявленной суммы и все «счастливые» пойдут по своим делам.
Однако после подачи заявления о взыскании судебных расходов начинают появляться первые проблемы. Сторона оппонента в своём отзыве сразу же начинает ссылаться на чрезмерно завышенную стоимость услуг представителя и комментировать каждую предоставленную запись о времени, указанную в отчете о проделанной работе. Также излюбленным аргументом является довод, что в материалы дела не представлены и не могут быть представлены доказательства, подтверждающие, какое количество времени потребовалось для совершения указанных действий. Из-за чего юрист, подавший заявление оказывается в довольно сложной ситуации, где он не может привести достойных контраргументов. Как следствие – сильное урезание судебных расходов.
Исходя из анализа, указанной практики возникает вопрос, а правильный ли такое отношение к взысканию судебных расходов? Сотрудники консалтинговой группы «Дивиус», считают, что подобный подход не является верным. А связанно это с тем, что судебная практика показывает, что взыскать судебные расходы в наибольшем объёме возможно, но к самому процессу взыскания расходов необходимо подходить куда более тщательно.
В целом всю ситуацию с судебными расходами можно охарактеризовать фразой «все заканчивается тем с чего началось». А именно всё заканчивается закрывающими документами, которые юридическая компания выставляла клиенту по договору юридического сопровождения с почасовой оплатой. Тут стоит начать обсуждение с самого первого счета, акта и отчета о проделанной работе. Уже на этой стадии необходимо готовить все закрывающие документы с расчетом, что они будут поданы в суд для взыскания судебных расходов. Уточню, что в отчёте необходимо отразить сведения о наименовании проделанной работы, количество затраченного времени и конечная стоимость услуг за затраченное время.
Все данные сведения можно вполне удобно вносить при помощи CRM системы. К её выбору рекомендуем отнестись с особым вниманием. Так, в неё должен быть понятный, но в тоже время и обширный функционал. А именно возможность создания проектов и их дробление на подпроекты, внесения записей о времени, создания отчетов по этим записям и другие, необходимые вам, функции. Наша организация в своем выборе остановилась на ProjectMate. Такое решение обусловлен как раз тем, что её широкий функционал и качественный feedback от специалистов нас очень устроил. Но для биллинга времени и подготовки отчетов, а также закрывающих документов можно использовать любую удобную для вас CRM систему.
При подготовке к взысканию судебных расходов необходимо задуматься о формулировках записей предоставленных в отчете о проделанном времени. Существует несколько подходов к оформлению записей о времени, где каждый имеет как свои минусы, так и свои плюсы. Так, первый подход подразумевает создание единых (стандартизированных) записей о времени, которые не содержат в своих формулировках подробного описания и являются объёмными по количеству времени. Т.е. по факту мы видим «Подготовка искового заявления – 4 часа». И у суда, равно как и Клиента может возникнуть вопрос – «а что такого вы делали, что вышло столько времени?», — и, исходя из вышесказанного, вам будет гораздо сложнее аргументировать свой ответ, потому что вы банально можете забыть, что именно было сделано. Положительной стороной этого метода является, что разработка единого стандарта поможет вам избежать каких либо неточностей в своих формулировках и даже новый сотрудник сможет легко интегрироваться в процесс биллинга времени. Второй же подход посвящен более детальному указанию своих действий. Так, запись о подготовке искового заявления, которая в первом подходе была единая, будет разделена на множество более мелких фрагментов. Несомненным плюсом является, что такие записи куда понятнее по указанным в них действиям. Но здесь кроется и минус, который особенно заметен при неграмотном и неосознанном внесении информации в CRM систему. Так, при добавлении в отчет, к примеру, работы по администрированию проекта можно получить сильное урезание судебных расходов так как суд не увидит в таких действиях юридически значимой работы
Также если вы намерены взыскать судебные расходы в максимально возможном объёме, то необходимо установить ответственного сотрудника, который осуществлял бы мониторинг вносимых записей о времени. Особенно это необходимо на начальных этапах работы с CRM системой, когда большинство ещё не освоили программу и могут допустить большое количество ошибок и неточностей, на которые сразу же обратит внимание суд. Из этого может возникнуть проблема в том, что сотрудники юридической фирмы осуществляют биллинг своего времени только в конце месяца, а не сразу же после выполнения задачи. Это абсолютно не правильный подход, как минимум из-за того, что записи о времени могут расходиться с фактическими обстоятельствами дела. Также такой подход не отражает реальную картину того сколько времени было потрачено на ту или иную работу и по факту цифры берутся «из головы». Тем самым происходит обман не только клиента, но и суда. А как максимум могут быть добавлены действия, которые на самом деле не были осуществлены. Это может быть связано с тем, что сотрудники не были проинструктированы о работе с CRM системой должным образом.
Говоря о почасовой ставке, возникает еще один вопрос: как обосновать, что вы затратили именной такой объем работы. В данном случае помощь может прийти именно от вашей CRM системы. Так, вы можете запросить у ее технической поддержки письмо об использовании вами данной программы, где были бы отражены, что вы используете CRM систему для учета рабочего времени юристов, которое затрачивается на выполнение клиентских поручений, управления проектами и ресурсами. Данный аргумент уже сможет убедить суд, как минимум в том факте, что приложенные отчеты о проделанной работе «не взяты с потолка», а четко фиксируются в вашей CRM системе.
В конечном итоге рассматривая взыскание судебных расходов при почасовой ставке необходимо понимать, что если ставки и записи о времени реально обоснованы и необходимы и вы можете объяснить их необходимость, то вы вполне можете рассчитывать на взыскание суммы расходов больше, чем это было бы по фиксированной оплате.
