Электронный документооборот: кому и зачем он нужен?
О цифровой экономике сейчас не говорит только ленивый, но далеко не все предприниматели четко представляют, с какой стороны подступиться к новым реалиям. Первым шагом на пути в светлое будущее может стать электронный документооборот — программный комплекс, который позволяет организации полностью и навсегда отказаться от бумажных документов. Плюсы, риски и самые частые вопросы об ЭДО мы разобрали в этой статье.
- Зачем вообще мне ЭДО?
Перевод всех документов и отчетов в «цифру» позволяет забыть не только о кипах бумаг, но и о принтерах, курьерах, скрепках, папках и всём сопутствующем. Переход на ЭДО снижает расходы в десятки раз, повышает прозрачность процессов и ускоряет принятие решений — и в итоге позволяет увеличить маржинальность любого бизнеса, вне зависимости от масштаба и сферы, в которой он развивается.
- Я понесу дополнительные расходы или, наоборот, сэкономлю?
На изготовление, подписание и передачу одного бумажного комплекта документов среднее предприятие, по подсчетам экспертов, тратит около 151 рубля, тогда как электронный комплект обычно обходится в сумму около 7 рублей. Так, предприятия, которые перейдут на ЭДО, сократят траты на расходные материалы и логистику как минимум в 21 раз, а в зависимости от вида бизнеса и масштаба документооборота экономия может достигать и больших пределов.
- Зачем менять то, что и так работает? Я привык к бумагам, никаких проблем
Сила привычки – одно, а убедительные факты – другое. По оценкам специалистов, клиенты в сфере IT и телекома, воспользовавшись услугой, в 6 раз ускоряют поступление платежей, на 88 % сокращают процесс согласования и доставки документов для контрагентов. Банки и ретейлеры в два раза расширяют спектр оказываемых услуг для географически удалённых клиентов и на 54 % сокращают количество ошибок из-за ручного ввода данных. А клиенты из ТЭК и автопрома могут в 3 раза сократить время на отслеживание хода документов и на 40 % быстрее корректировать документы в режиме онлайн без необходимости бумажного дублирования.
- Какие документы я смогу передавать электронно?
Абсолютно все. Единственный нюанс – система ЭДО, которой вы пользуетесь, должна быть сертифицирована в ФНС. В этом случае содержание документов будет считаться подлинным и юридически значимым. Чтобы документ в электронном виде получил статус юридически значимого, нужно использовать электронную подпись. Обмениваться электронными документами можно как внутри компании, так и с внешними партнёрами — клиентами, поставщиками и контрагентами.
В электронном виде можно передавать договоры, счета-фактуры, акты выполненных работ, УПД и УКД, товарные накладные и многие другие типы документов.
- Постоянно слышу про кибератаки и взломы. Насколько безопасно пользоваться ЭДО?
Если пользоваться услугами надежного оператора ЭДО, то это даже безопаснее, чем хранить и отправлять данные в бумажном виде. Например, компания МТС получила паспорт оператора ЭДО на свою собственную систему и предоставляет эту услугу без посредников, не передавая данные третьим лицам (так бывает при работе по партнерской схеме). Все документы, пересылаемые через электронную систему МТС, подписываются электронной подписью с использованием средств криптографической защиты информации, что исключает возможность утечки данных. Кроме того, клиенты смогут вести учёт входящих и исходящих документов, систематизировать их и пользоваться удобной системой поиска документов в архиве.
- Для использования ЭДО мне понадобится новое оборудование?
Операторы ЭДО (в частности, МТС) предоставляют удобный web-интерфейс для доступа к системе ЭДО: обновление всех компонентов системы происходит удалённо и не требует от клиентов каких-либо усилий. Система ЭДО от МТС может работать как вместе с текущей системой ЭДО клиента, так и полностью её заменить (актуально для микро- и малого бизнеса). Работать в системе можно из любой точки мира на персональном компьютере, для работы требуется лишь подключение к сети Интернет.
- Как перейти на ЭДО от МТС и сколько это стоит?
Стоимость отправки одного документа составляет всего 7 рублей, а общая стоимость услуги зависит от общего количества переданных документов. Для удобства пользователей разработаны пакеты, в которых действует прогрессивная шкала скидок: чем больше пакет, тем меньше стоимость каждого документа внутри него. Так, при покупке пакета «ЭДО 1000» стоимость отправки одного документа составит 6 рублей, при покупке «ЭДО 10 000» — 4,5 рубля, а при покупке «ЭДО 100 000» — 3 рубля. Подробнее об объёмах и стоимости пакетов можно узнать здесь. Срок действия любого подключённого пакета — 365 дней. Выбранный пакет позволяет обрабатывать в системе ЭДО от МТС установленное количество любых документов согласно количеству документов в пакете. Плата за выбранный пакет списывается один раз при подключении пакета.
Если вы уже являетесь корпоративным клиентом МТС, то специальное ПО устанавливать не придется: обмен документами происходит через универсальный web-интерфейс по защищённым каналам связи. Новые клиенты также могут воспользоваться услугой, оставив заявку на сайте МТС. Полные инструкции по работе в системе оператора ЭДО вы получите при подключении сервиса.
