Передача документов в бумажном виде между городами актуальна даже в цифровую эпоху, поскольку во многих случаях требуются оригиналы. Чтобы письмо не потерялось, необходимо выбрать безопасный, надежный и при этом быстрый метод отправки. Это особенно важно, когда речь идет о пересылке ценных экземпляров: договоров, пакета документов для визы, поступления в вуз, финансовых отчетах.
Как быстро отправить документ в другой город?
Для пересылки бумаг есть разные методы, у каждого свои плюсы и минусы:
-
Передача через водителя или знакомых. Это простой вариант, за который не нужно платить. Его удобно использовать, если в другой город едет родственник или близкий друг. Передать машиной либо поездом пакет – не проблема, но всегда есть риск порчи бумаг, их потери, задержки в пути, если у водителя поменяются планы. Его стоит использовать только в проверенных ситуациях, стараясь избегать слишком длинной цепочки передачи.
-
Отправка по почте. Стоимость отправки невысокая. У почты разветвленная сеть отделений, поэтому отправку можно оформить недалеко от дома, доставка возможна в любой населенный пункт. Этим методом бумаги можно отправлять в любом количестве. При почтовой отправке можно выбрать разные варианты защиты и подтверждения о получении. В случае, если отправление не срочное, то это оптимальный способ, поскольку при почтовой пересылке есть риск задержки из-за выходных или праздников.
-
Курьерская служба экспресс-доставки. Это самый быстрый и безопасный метод, если нужно передать оригиналы документов. Каждому отправлению присваивается трекинговый номер, по которому отправитель может отслеживать перемещение письма. Курьеры доставят документ по адресу и вручат получателю прямо в руки. У таких служб есть электронные личные кабинеты, разные форматы оплаты, дополнительные услуги, что делает экспресс-доставку документов очень удобной. Для регулярного обмена бумагами между компаниями можно заключить договор с курьерской службой на долгосрочное обслуживание на выгодных условиях.
При отправке бумаг по почте или курьерской службой необходимо предварительно ознакомиться с перечнем того, что нельзя отправлять, чтобы не возникло проблем, не было вскрытия конверта при пересылке для проверки.
Упаковка и защита документов
Чтобы бумаги прибыли к получателю в сохранности, их важно правильно подготовить и упаковать:
-
Перед отправкой следует сделать копию документов для себя, поскольку риск повреждения, потери, форс-мажора всегда присутствует. При наличии копии всегда проще восстанавливать оригиналы.
-
Для пересылки необходимо использовать надежную упаковку. Это может быть конверт из плотного картона, еще лучше – упаковка из пластика. Прочные конверты можно купить в точке отправки.
-
Желательно использовать дополнительную защиту из влагостойких материалов. Можно вложить бумаги в файл, заклеить его скотчем либо выбрать дополнительный конверт из полиэтилена. Для защиты от повреждений особо ценных бумаг можно дополнительно использовать пузырчатую пленку.
-
Важно указать отправителя и получателя правильно, точно и разборчиво. Это исключит путаницу и задержку отправления. Указывают адрес, ФИО, телефон отправителя и получателя (физическое лицо или компания).
-
При ценной отправке лучше сделать опись содержимого и оформить страхование. Страховка возместит убытки, если при перевозке пакет будет поврежден, утерян, произойдет кража документации в пути. Стоимость страховки зависит от ценности содержимого пакета.
Выбор способа доставки документов между городами зависит от необходимого срока пересылки, ценности отправления, гарантий конфиденциальности, удобства сервиса, необходимости в дополнительных услугах (страховка, уведомление). Надежная упаковка, выбор ответственной службы, отслеживание писем по трекингу – гарантия того, что документы прибудут получателю в срок в целости и сохранности. В некоторых случаях можно использовать комбинированные варианты для подстраховки, например, почтой отправлять копии, а оригиналы – курьером.
